【キホンから学ぶ】必見！資料作成の心構え

みなさま、資料作成において大事なことは何だと思いますか？

本記事では、作成の手順から弊社の資料フォーマットのポイントまで隈なく解説しています。まずは重要なポイントを抑えてから、資料作成に進んでみてください。

１．資料作成の基本

資料作成を始めるそこのあなた。まず、PowerPointを閉じてください。PowerPointが本当に必要なのは最後の工程だけなのです。

１－１．資料作成のステップ

①資料全体を通して伝えたいことイメージする
②トピックごとに内容を明確にし流れを決める
③各スライドの構成を考える
④実際にスライドを作成する

物事は準備ですべてが決まると言いますが、資料作成においても準備が非常に大事です。骨組みがしっかりしていればあとは肉付けをするだけ。全体像や構成を紙に書き自分の中でイメージを膨らませます。

PowerPoint上で修正しながら進めるより、事前に紙の上で構成を練り、PowerPointではまとめるだけに済ませることができれば、最も効率よく作業をこなすことができます。つまり、PowerPointは最後の仕上げ作業なのです。

１－２．資料の目的を明確にする

作成の手順が理解できたところで、まず構成を作成する上で最初に決めるべきことは、資料の目的です。その資料を通して誰に、何を、なぜ伝えるのか、この3つを初めに定義することで資料の方向性が決まり読み手に伝わりやすくなります。

なぜこんなことを決める必要があるのでしょうか。それは、その資料には必ず読み手が存在するからです。

その読み手にとって読みやすく分かりやすい資料が、最も素晴らしい資料となります。ここが疎かになってしまうと、独りよがりの資料となり、読み手の理解を得ることができません。

この目的は、一見わかっているようでついつい忘れがちな点ですので、資料作成をする際は、読み手の目線に立って考えてみて下さい。そうすれば、どの資料が必要なのか、どう説明すればよいかが見えてくるはずです。

１－３．スライドにメッセージは1つ

1つのスライドには1つのメッセージだけ載せるようにしましょう。内容を盛り込みすぎると見づらくなるだけでなく、情報の重要性が読み手に伝わりづらくなります。

仮に複数のメッセージを含むスライドがあったとして、話し手は1つ目を説明しているときに、読み手は2つ目、3つ目に目を奪われていて伝えたいことが伝わらないという恐れがあります。

そういったリスクを避けるためにも、それぞれ別々のスライドを用意し、話し手と読み手の認識をマッチさせることで意図するメッセージを伝えることができます。

２．弊社フォーマットについて（Excel/PowerPoint）

弊社では、資料作成において決められているフォーマットを使用し、資料の統一化を図っています。

Excel/PowerPoint共通

・フォント：メイリオ
・配置：中央揃え（左右中央揃え）
・タイトルを必ず付ける（22.2サイズ）

Excel

・罫線：灰色格子（#808080/灰色の一番下）
・項目：塗りつぶし黒、白文字
★シート毎で述べたい項目は色付けで強調
・データ配置：中央揃え
・キャンペーン、広告グループ、KW、クエリ：左揃え

先方提出時の注意点

・カーソルの位置：セルA1
・タイトル：（先方社名）御中 タイトル
・「■〇〇別運用実績」＜期間：〇〇年〇〇月〇〇日~〇〇年〇〇月〇〇日＞
・目盛線を消す（表示→目盛線のチェックを外す）
・シート倍率：70%

先方提出時のポイント+α

・データに番号を振る（KW、クエリなど）
・データが長い場合：折り返して全体を表示

PowerPoint

・コメントアウト：位置固定（上下中央揃え）
★原則、「~だ~である調」の文章。コメントアウトはこのスライドで伝えたい内容を一言で伝えられるために、端的且つ簡潔な文章作成を心がけるよう作成しています。
・表タイトルと表を揃える
・Excelから貼り付ける際：図貼り付け
・図の加工：縦/横に伸ばすことは原則禁止

３．まとめ

いかがでしたか？

みなさま、資料作成のコツやIAフォーマットについてはしっかり理解できましたでしょうか。

あなたが作成する資料は自分だけのものではありません。先方に出すということは、言わば「会社の顔」ということです。資料もそうですし、一通のメールでお客様とコミュニケーションを図っています。そこで我々が判断されていると言っても過言ではありません。

ですので、是非資料を作成する際には細かいところまで拘りを持って作成してください。誤字脱字や表のズレなど細部まで拘れる人材こそ大きく成長できると信じています。まずは目の前の資料作成から、とことん突き詰めて作成を進めていきましょう！