HubSpot（CRM）導入時のポイント

HubSpot導入を成功させるには、社内の業務とデータの洗い出しが不可欠です。導入時の現状と、活用時の理想像のギャップを、どのように埋めるかのプロセスを明確化することで導入を進めることが可能です。

ただし、導入後の活用は、メイン業務としてシステムを活用することで、成功に導けます。

本記事では、6つのステップでHubSpot CRMを導入する際のポイントを解説いたします。

１．自社データ資産の洗い出し

HubSpot CRMを導入する際には、社内で保有するデータの洗い出しから始めます。マーケティング、営業、サポートの3つの業務視点で、社内でどのようにデータ管理をしているかを確認する必要があります。

エクセルやスプレッドシートで顧客情報や営業状況を管理されていたり、現状利用しているCRMに顧客データが保存されていたり、販売管理を行っているソフトにデータが入っていることもあるでしょう。

以下にHubSpotを活用する上で、企業内で洗い出しが必要な一般的なデータを記載いたします。企業のビジネスモデルによっては、過不足があるかと思いますので、自社の事業に合わせて、洗い出しを行うとよいでしょう。

それぞれがどのようなシステムで、どこの部署や担当者が管理しているかを把握しておくことが重要です。

顧客企業＆担当者情報

● 顧客企業データ
● 見込み客企業データ
● 顧客担当者データ
● 見込み客担当者データ

取引情報

● 見積データ
● 受注データ
● 請求データ
● 製品データ

契約情報

● 契約内容

サポート情報

● サポートへの問い合わせ
● 顧客アンケート
コミュニケーション履歴
● Webサイトからの問い合わせ
● 架電履歴
● メールでのコミュニケーション履歴
● 打ち合わせ履歴・議事録
● マーケティングイベントへの参加履歴

その他

● ECサイトでの購入履歴
● 不動産物件情報（不動産関連業など）
● 人材データ（人材紹介、派遣業など）
● 家族情報（教育関連、住宅関連など）

２．データの流れを可視化する

データの洗い出し後、各データがどのように社内で連携をしているかを可視化します。

マーケティング部が見込み客データを管理し、営業部に引き渡すといった流れが一般的ではありますが、重複して入力しているデータや、非効率な業務が発生していないかを確認することや、データの流れを理解するためにも、フロー図を作成するとよいでしょう。

フロー図を作成することで、企業や部署で利用するシステムとデータが可視化されます。さらに、データ入力を担当する部署や担当者と、入力のタイミングを追記することで、効率的なデータ管理が可能です。

また、このステップでHubSpotを用いて、どのデータを管理するかを定義します。

３．各データの内容（プロパティ）を定義する

HubSpotで管理をするデータが決まれば、次に各データのプロパティを定義します。

各プロパティは、マーケティングや営業、契約、サポートなどの各業務をすすめる上で、必要な情報を保存できるように定義を行います。

また、前後のシステムとデータ受け渡しができるようにデータの形式を揃えるなど、データ形式に一貫性があることが重要です。

４．コミュニケーション履歴を保存

HubSpotは、CRMに顧客や見込み客とのコミュニケーション履歴を保存できるようにシステムが設計されています。

たとえば、Webサイトにアクセスをした履歴やメールの送信履歴、打ち合わせ議事録、電話履歴などを、自動もしくは、マニュアル入力をすることで、コミュニケーションの履歴を残すことができます。

保存されたコミュニケーション履歴は、会社や案件毎に、自社の誰が、どのような、やり取りを行っているかを確認したり、レポート機能を用いてコミュニケーション頻度を分析し、適切なコミュニケーションに最適化していくことが可能です。

CRMに保存される情報は、成功パターンの抽出や問題点の洗い出しなど、ビジネスを改善していく情報資産として活用していきましょう。

５．運用計画を立てる

初期に定義したデータプロパティも、ビジネスの状況変化に合わせて追加、変更を行う必要があります。プロパティの項目をのグルーピングや増減などを、3ヶ月〜1年毎に見直しを行うルールを設けておくことが望ましいでしょう。

また、新規導入するシステムや導入時に連携をしなかった既存システムとの連携計画を、運用計画として策定します。

６．活用促進

HubSpot CRMの活用は、社内で各担当者がシステムを利用することで、データが保存され、システムの重要性が高まります。

そのため、各スタッフのメイン業務にHubSpot CRMを利用する、業務フローに変更する必要があります。つまり、経営者や責任者のコミットメントが最も重要なポイントになります。

また、業務フローを変更する場合、社内でのシステム活用の目的を伝えることや、操作方法のレクチャーを丁寧に行い、担当者が正しく活用できる状態になるようにサポート体制を設けましょう。

導入担当者がサポートを行うことや、簡単に操作方法を聞けるような環境を用意することが重要です。HubSpotの場合は、有料プランの契約者には、HubSpot社のサポートを利用することができますので、活用するとよいでしょう。

７．まとめ

いかがでしたか？

HubSpotは企業の営業活動に深く関わるシステムです。システムを導入して終わりにならないように、活用する責任者や担当者の方の積極的な活用が求められます。

全てを一斉に導入するのではなく、部分的に順次導入していくことも可能ですので、自社の体制にあった、導入方法と活用方法を検討してみることをオススメいたします。