【アポイント】をとるうえで大切にしたいことを弊社営業に聞いてみた

※この記事は2023年8月15日に更新されたものです。内容が古い可能性があります。

営業の業務では欠かせないテレフォンアポイント。
何度もかけて何度も断られて、いったいどのようにしたらうまくいくのだろうと考えている方は多くいるのではないでしょうか。

今回は、テレフォンアポイントの極意についてご紹介します。これを読めば、アポイントに対する考えが変わるかもしれません。
今アポイントで悩んでいる方に是非読んでいただきたい記事です。アポイントで重要なことは大きく下記の3つです。

・コールをかけるマインド
・受付突破
・担当者に内容を簡潔に伝えること

順番に解説していきます。

１．コールをかけるマインドについて

まず、大前提としてアポイントを獲得するためには数をかける必要があります。

テレアポはいかに少ないコール数で獲得するのかが美学とされていますが、そんな簡単には行かないことは皆さんご存じだと思います。そんなコールをする際に持っておきたい気持ちについて解説します。

１－１．断られる必要があることを知る

世の中には何事も「平均の法則」があることを知っていますか？例えば、1日に50コールをかけた際に1アポイント獲得できたと仮定します。

これを5日間繰り返した際に合計に5アポイント獲得できたとし、5アポイント獲得する為には250コールは必ず必要になります。個人差はありますが、自分が1アポイント獲得していくために何コール必要なのか必ず把握しておくようにしましょう。
裏を返せばですが、1アポイント獲得する為には49回断られる必要があります。250コールをかけたとしたら、245コールは断られる必要があるのです。

この法則を理解していると、かなり精神的に楽になるのではないでしょうか。
テレアポでメンタルコントロールは非常に重要な要素のひとつです。

新卒の際にかけた先で「怒鳴られたり」「ガチャ切り」をされて精神的に辛いと感じている人もいると思います。
気持ちをコントロールするために、平均の法則を忘れないように心がけましょう。

１－２．テレアポををする意味を考える

「テレアポの意味」を考えたことはありますか？テレアポは悩みを解決することが目的です。

これは262の法則で考えることができます。
262の法則とは、「どのような組織や集団でも、人材の構成比率は2:6:2になる」という理論です。

悩みの観点でいうと、一番始めの「2」の部分の集団は「悩み」を自覚しており、解決することが必要だと理解しています。
「6」の部分の集団は「漠然とした悩み」を抱えており、解決することが必要だとは気づいていません。最後の「2」の部分の集団は「悩みがない・必要としていない」層になります。

テレアポでは中間層の6の部分の悩みを解決することができます。

一番上の顕在的に悩みを抱えている2の部分の層からは、誰でもアポイントを獲得することができますが、一番多い6の層は「漠然と悩み」を抱えているが、必要なことに気づいていないため気づかせる必要があります。テレアポはこの人たちにとって救いの手になっています。

お客様を相手にする業務として「接客」がありますが、「接客」と「営業」は全く違います。「接客」は興味がある人に対していかに素晴らしいサービスを提供できるかに尽きますが、「営業」はその魅力に気づいてない人たちにアプローチをしていくので、魅力が伝えきれなかった際には断られます。

そのため、そこで魅力を伝えきり、「YES」を貰えるのかが醍醐味だと思います。

ただ、ここで忘れていけないのが、アポイントの数に気を取られ「質」について忘れてしまうことです。数を追うことに視野が狭まってしまい、質の低いアポイントばかり獲得していては意味がありません。

アポイントはあくまでも契約を頂くための貴重な商談の機会を頂戴しております。そのため、契約を頂く為のアポイントを獲得していく必要があります。

１－３．テレアポが成功する時はどんなときか？

皆さんはどんな理由で商談の機会をいただけると思いますか？

「トーク内容が良い」「面白そう」だったからと様々な理由が思い浮かぶと思います。あるアンケート結果ですが、一番多いのは「商談の機会が欲しいと言われた」からです。
そのため、積極的にアプローチしていかない手はないです。

２．受付突破のコツ

必ず手こづったことがあるであろう「受付突破」。そんな受付突破のコツも解説していきます！

２－１．受付の仕事は「営業を断ること」

結論からいうと、受付と担当者へ話す内容は全く違います。ここを理解してない人が多いのではないでしょうか？

受付の人に丹精込めた「トークスクリプト」を伝えても全く意味がないのです。
なぜかというと、受付の人は営業を断ることが仕事のひとつだからです。

なんでもかんでも社内の人に電話をしていれば、きりがなくなってしまい、担当者の方も本業に集中できなくなってしまいます。受付は大切な要件を選別するための大切な業務なのです。

２－２．どうすれば突破できるのか？

では受付の方はどのような方であれば変わってくれるのでしょうか？受付が変わるパターンは2つあります。

①関係のあるクライアントである
②自分では対応できないと思ったとき

前者のようなケースであれば、大切な取引先からの急ぎの連絡かもしれません。2つ目のケースであれば、受付では把握できていない内容の連絡の場合があります。

この2パターンが受付を突破できる方法ですが、あらかじめ自分自身がどちらのパターンで電話をかけるか決めておいた方がいいでしょう。
これを決めておくことで、喋り方や話す内容が全く変わってきます。

自分自身がどのパターンであれば繋いでもらいやすいのか把握しておくことも重要です。

３．担当者への伝え方

担当者に繋がったとしても、ここからが本題になります。アポイントが取れる人と取れない人の差には何があるのでしょうか。

例として、アポイントが取れない人の特徴を下記にまとめました。

①トークの内容が長い
②業界用語や専門用語を使いがち
③自社商品の説明ばかりして相手を見ていない

順に解説していきます。

３－１．トークの内容が長い

「トークの長さ」は、短ければ短いほどいいでしょう。

WEB広告業界においては特にそうですが、「売上を担ってる人」や「会社の代表」に連絡することが多いです。想像してみるとわかりますが、皆さん非常に忙しい方ばかりです。
そんな忙しい方に長ったらしい話をしたとて、聞いてもらえるわけがないことは容易に考えられます。

トークの内容は簡潔かつ端的であることが最も重要です。
短い時間で担当の方に納得してもらうことが重要になりますので、あらかじめ話す内容はまとめておくことが鉄則と言えるでしょう。

３－２．業界用語をつかいがち

我々はWEB広告の会社ですが、たとえば不動産のお客様にWEB広告の業界用語を使って説明をしたとしても、なにを言っているのかわからない可能性があります。
今となってはWEB広告は集客の方法として多く使われているので理解できる担当者の方も数多くいらっしゃいますが、基本はわかりやすい言葉で説明をする必要があります。